Controleer het leveringspoor
Vind uw verzonden bericht, formulier ontvangst of ticket referentie. Bevestig de ontvanger tegen de huidige privacyverklaring van de organisatie. Controleer spam, gearchiveerde e-mail en de accounts ondersteunen inbox voor een bevestiging of een verzoek om verduidelijking.
Controleer op een leveringsfout en een verzonden bericht. Als de e-mail stuiterde, gebruik dan het huidige contactkanaal van de organisatie en sla de nieuwe inzendingsbevestiging op.
Als u een formulier gebruikt, slaat u het bevestigingsscherm of referentienummer op. Vermijd het plaatsen van meer persoonlijke gegevens in uw bewijsmap dan u nodig hebt om te documenteren wat er gebeurd is.
Het antwoordvenster begrijpen
Artikel 12 van de AVG vereist in het algemeen dat de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld en binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie verstrekt over de genomen maatregelen. De verwerkingsverantwoordelijke moet deze verlenging binnen de eerste maand toelichten.
De periode is één kalendermaand, geen vaste dertig dagen. Als de organisatie om informatie vraagt om uw identiteit te verifiëren, controleer dan wat nodig is en reageer via een beveiligd kanaal. Raadpleeg uw toezichthoudende autoriteit als er een geschil is over de deadline.
Indien de verwerkingsverantwoordelijke niet optreedt, vereist artikel 12 ook informatie over de redenen en de beschikbare klachten en rechtsmiddelen. Een automatische erkenning alleen vertelt u niet de uitkomst.
Stuur één gerichte follow-up
Maak het gemakkelijk om het oorspronkelijke verzoek te vinden. Vermeld de datum, de reeds gebruikte rekeningidentificatie en het ticketnummer indien er een is. Houd de follow-up in dezelfde draad waar praktisch.
Betreft: Follow-up van het verzoek om verwijdering [datum]
Hallo,
Ik volg mijn wissingsverzoek verzonden op [datum] via [kanaal], referentie [referentie indien beschikbaar].
Bevestig ontvangst en de huidige status. Ik heb geen materieel antwoord gevonden [of: gelieve het volgende onopgeloste punt te verduidelijken: ...].
Als u op een verlenging vertrouwt, geef dan de reden, de datum waarop u mij in kennis heeft gesteld, en de verwachte reactiedatum. Indien u het verzoek geheel of gedeeltelijk afwijst, gelieve dan uit te leggen waarom en informatie te verstrekken over de beschikbare klachtenroutes.
Dank je.
[Naam]
Verwijder formulering die niet past. Als een antwoord al een verlenging heeft uitgelegd, moet je het erkennen en focussen op wat nog onduidelijk is. Houd het bericht gericht op het ontbrekende antwoord en de data.
Organiseer de bewijzen
Maak een korte chronologie: originele indiening, levering bewijs, erkenning, verificatie of verduidelijking uitwisselingen, verlenging kennisgeving, en follow-up. Houd kopieën van de werkelijke berichten en uw samenvatting.
Vermeld wat er gebeurd is, gebruik data waar mogelijk. Bijvoorbeeld: Ik heb het formulier op 3 september ingediend, heb dezelfde dag een ticketnummer ontvangen en heb geen antwoord meer gekregen.
Beschouw een klacht van een toezichthoudende autoriteit
Artikel 77 geeft het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat van gewone verblijfplaats, werkplek of vermeende inbreuk. De EDPB-directory hieronder links naar nationale autoriteiten. Sommige landen verdelen de verantwoordelijkheden over verschillende organen.
Gebruik de huidige klachteninstructies van de bevoegde autoriteit en geef het gevraagde bewijsmateriaal. Een klacht garandeert geen bepaald resultaat of een onmiddellijke schrapping. U hoeft geen privacyproduct te kopen om uw rechten uit te oefenen.
Als u niet zeker bent over de reikwijdte van het oorspronkelijke verzoek, bezoek dan de sjabloon aanvragen en Artikel 17 overzicht alvorens aanvullend materiaal in te dienen.